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學習目的和要求：通過本章的學習，初步掌握公文處理的基本原理與技能，包括公文處理的范疇、任務及其在實際工作中的重要作用，公文處理的基本原則與收發公文處理程序、辦畢文件的處置等。學習過程中必須注意理論聯系實際，以便收到實效。

第一節   公文處理概述

一、公文處理的含義與重要意義

公文是機關在管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是依法管理和進行公務活動的重要工具。公文處理，指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。其具體任務是：

1．擬寫與制作公文：包括擬稿、會商、審核、簽發、繕印、校對直至用印或簽署，形成正式公文。

2．傳遞公文：將擬制成的公文，根據公文性質與時限要求以多種方式傳遞給收受公文的機關。主要包括收發文登記、分辦、傳遞、催辦和組織傳閱等環節。

3．辦理公文：對于收文予以執行辦理或撰擬新的公文作出答復、批轉或轉發的處理。

4．處置辦畢公文：對已辦理完畢的公文采取立卷歸檔、清退、銷毀與暫存等方法進行處置。

5．管理公文：指對公文的平時分類保管與提供利用。

6．對公文擬制辦理的組織管理與監督控制。

公文處理是機關工作中不可缺少的組成部分，它對機關工作的現實意義和對檔案事業的歷史意義使之在機關工作中占有特殊、重要的地位。

第一，公文處理是實現機關職能的重要條件。

任何機關在行使職權、實施管理時均離不開公文，公文處理工作是機關上下級、平行或不相隸屬機關之間傳達政令、溝通信息的通道。如上級機關通過公文向下級傳達黨和國家的方針政策、發布行政法規和規章、施行行政措施、答復問題、指導與布置工作；下級機關通過公文向上級領導機關請示工作、報告情況、提出合理建議；平級與相關機關之間通過公文相互交流經驗、商洽工作都需要進行公文處理。因此，在機關問，公文處理是聯系上下、溝通左右的橋梁與紐帶，也是傳遞信息的通道。

公文處理工作為溝通機關與人民群眾之間的聯系提供了必要條件。黨和國家的方針政策、政府的規章、有關機關的各項與群眾有關的要求和事項都是通過公文工作向人民群眾傳遞與發布的。而人民群眾的建議、意見、要求等，也可通過公文處理傳遞給機關。通過公文工作，機關可采納人民群眾的建議、意見、批評，改進機關工作，也可幫助人民群眾解決實際困難與具體問題。

在機關內部，公文工作服務于機關領導及各有關業務部門。它使機關領導能及時獲取內外信息，作出正確決策；它能為各業務部門及時傳遞信息，使各項工作有所依據，日的明確；它能使機關的意圖盡快向有關機關傳遞，實現機關的管理職能。在機關行使職權與實施管理的活動過程中，公文工作主要是向有關方面提供了履行職能所必需的信息支持，為機關領導及業務部門提供工作上的便利，輔助他們更好地完成各項工作。

公文處理的各項具體業務對于機關完成任務，提高工作效率，克服官僚主義、形式主義、文牘主義都有現實意義。

總之，公文處理是機關工作的紐帶，是機關接受與傳遞信息的通道，是機關聯系人民群眾的途徑，是領導與業務部門的工作助手，是機關保密工作的重要環節，是機關提高工作效率的必要條件之一，所以公文工作在機關工作中占有重要的地位。可以說無論是機關領導還是業務部門，在實際工作中都離不開公文處理，沒有公文工作的支持，其他各項工作都難以開展。

第二，公文處理是國家檔案事業的重要基礎。

公文辦畢后，其中一部分反映著機關活動的基本歷史面貌，對于機關各項工作有著不同的參考利用價值，其余的公文既不反映機關的基本歷史面貌，又無查考利用價值，因此，公文工作要對辦畢文件進行準確的分流。即將辦結文件按文件立卷歸檔的范圍與機關實際工作的需要，剔除無查考保存價值的文件，進一步按照文件在價值等級上的不同將其分成永久、定期予以保管。